Inzameling en verantwoording parkeergelden Leiden

De inzameling van parkeergelden hoort bij het parkeerbeheer. Het lijkt op het eerste gezicht geen complex proces. Maar schijn bedriegt.

Foto: Spark

Het afhandelen en verantwoorden van miljoenen transacties met munten, pinbetalingen en creditkaart kan alleen met een administratie die ingericht is om dit werkproces uit te voeren.

Gemeenten werken intensief aan financiële en administratieve verantwoording. De samenleving verwacht steeds meer dat de overheid transparant is en haar handelen verantwoordt. Dat geldt ook voor de inzameling van parkeergelden. Voor miljoenen transacties moeten de op de bankrekening ontvangen betalingen aansluiten bij door de parkeerapparatuur verkochte parkeertijd met het juiste tarief. Dat gaat niet vanzelf, in de praktijk zijn er allerlei kleine verstoringen (automaat verplaatsen, technische storingen, tariefaanpassingen en nieuwe betaalwijzen), die maken dat het administratieve proces steeds aangepast moet worden. Dat vraagt tijd en aandacht. Leiden ondervond dat dit proces de eigen administratieve organisatie zwaar belastte. Een belasting die niet in verhouding stond met de relatieve omvang van de geldstroom.

De gemeente heeft Spark gevraagd een advies uit te brengen over hoe de inzameling en verantwoording van parkeergelden efficiënt uitgevoerd kan worden, zonder dat het tot concessies aan de kwaliteit van de verantwoording leidt.

Spark heeft interviews met alle belanghebbenden gehouden. Van het management van de parkeerorganisatie tot uitvoerenden. Er is een analyse van het financiële proces gemaakt. Nadat deze in het projectteam was vastgesteld is een aantal alternatieven en een business case opgesteld. Er is intensief samengewerkt met de interne accountant en de financieel verantwoordelijken in de gemeente. Daarbij is tot in detail gekeken naar -onder meer- de boekhoudkundige verwerking van betalingen. Omdat we weten dat het juist de details zijn die het resultaat bepalen.

Het resultaat is dat Leiden ervoor heeft gekozen de inzameling van parkeergelden via parkeerapparatuur integraal uit te besteden. Op een vernieuwende wijze. Het bestek beschrijft hoe de dienstverlener de volledige verantwoording draagt en hoe het administratieve proces voor de gemeente tot een minimum beperkt blijft. Dat kan omdat de rolverdeling tussen opdrachtgever en opdrachtnemer scherp is beschreven. Misschien wel het belangrijkste zijn de gereedschappen die zijn ingebouwd voor een scherp contractmanagement door de gemeente. Deze zijn gebaseerd op een uitgebreide risicoanalyse en beheersmaatregelen. Zo blijft Leiden “in control”.